Mogelijkheden voor verhaal van gemaakte incassokosten

Per 1 juli 2012 is de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten in werking (WIK) getreden. De WIK is van toepassing op vorderingen die zijn ontstaan vanaf 1 juli 2012. In onze praktijkuitoefening merken wij regelmatig dat onze klanten nog niet op de hoogte zijn van de gewijzigde regelgeving met betrekking tot het kunnen invorderen van incassokosten. In dit artikel lichten wij u toe hoe u uw debiteur op de juiste manier aanmaant en daarmee kunt voorkomen dat u onze incassokosten niet op uw schuldenaar kunt verhalen.

De debiteur is een consument

Na het verstrijken van de overeengekomen betalingstermijn dient de debiteur eerst een“ingebrekestelling” te ontvangen van de schuldeiser. Een ingebrekestelling is een schriftelijke mededeling van de schuldeiser waarbij de debiteur wordt aangemaand om de overeengekomen prestatie – meestal het betalen van een geldsom – te verrichten, waarbij de debiteur tevens een redelijke termijn wordt gegeven om alsnog die prestatie te verrichten. Of een termijn redelijk is, volgt niet uit de wet; dat zal van de omstandigheden van het geval afhangen. In de meeste gevallen is drie tot vijf werkdagen reëel. Indien de debiteur na deze termijn nog niet aan zijn verplichting heeft voldaan, dan is hij “in verzuim”.

Er dient een altijd een ingebrekestelling te worden gestuurd, tenzij partijen schriftelijk, bijvoorbeeld in algemene voorwaarden, anders zijn overeengekomen. Om bij een eventuele rechtszaak echter zo min mogelijk risico te lopen, wordt geadviseerd om , behoudens bijzondere omstandigheden, altijd een ingebrekestelling te zenden.

Vanaf het moment van verzuim is de debiteur de wettelijke- of contractueel overeengekomen rente verschuldigd.

Als uw debiteur na het verzenden van de ingebrekestelling nog steeds niet heeft voldaan, dient de schuldeiser een tweede brief naar de debiteur te sturen, waarin wordt vermeld dat de debiteur in verzuim is en de wettelijke incassokosten mogelijk verschuldigd worden. Deze tweede brief dient aan verschillende eisen te voldoen.

Allereerst moet de debiteur een termijn van minimaal veertien dagen worden gegeven om alsnog tot betaling over te gaan. Deze termijn begint echter pas te lopen nadat deze brief door de debiteur is ontvangen. Het is haast nooit vast te stellen op welk moment een debiteur de brief heeft ontvangen, tenzij deze bij exploot is betekend. Bij hoge vorderingen wordt adviseren we daarom weleens om deze tweede brief bij gerechtsdeurwaardersexploot te laten betekenen.
De datum waarop de brief wordt verzonden, is vaak niet de dag waarop deze door de debiteur wordt ontvangen. De dag van ontvangst van de brief is bepalend, waardoor het zeer raadzaam is om de debiteur minimaal zestien, maar beter nog 21 dagen de tijd te geven om alsnog tot betaling over te gaan; daarmee is het niet bezorgen van post op zondag en maandag gedekt en geeft dit daardoor een grotere kans dat de veertiendagen-termijn ook daadwerkelijk gehaald wordt.
Schrijf dus niet dat betaling “binnen veertien dagen na dagtekening” dient plaats te vinden, want dan is de kans groot dat de incassokosten door de rechter worden afgewezen.

Als tweede vereiste geldt dat in de tweede brief moet worden vermeld dat de debiteur bedrag aan incassokosten is verschuldigd indien hij niet binnen de in deze brief genoemde termijn (zie hierboven) overgaat tot betaling. Het exacte bedrag aan incassokosten dient te worden opgenomen in de betreffende brief (kopiëren/plakken van het staatje hieronder is onvoldoende). Voor het berekenen van de incassokosten is in de WIK een staffel vastgelegd. Deze wettelijke staffel ziet er als volgt uit:
 15% over de eerste € 2.500 van de vordering, met een minimum van € 40,00
 10% over de eerst volgende € 2.500
 5% over de volgende € 5.000
 1% over de volgende € 190.000
 0,5% over het meerdere, met een maximum van € 6.775 in totaal
Voorbeeld A: bij een vordering van € 500,- bedragen de incassokosten (500 x 0,15) € 75,-. Voorbeeld B: bij een vordering van € 4.000,- bedragen de incassokosten (2.500 x 0,15) + (1.500 x 0,10) € 525,-.

Het door de schuldeiser – aan de hand van voornoemde staffel – berekende bedrag aan incassokosten dient exact te worden opgenomen in de tweede brief Het voorgaande kan worden samengevat in de volgende voorbeeldzin (conform voorbeeld A, hierboven):
“Indien voornoemd bedrag niet binnen achttien dagen na ontvangst van deze brief op mijn rekening is bijgeschreven, bent u naast de reeds nu verschuldigde rente, tevens de wettelijke incassokosten van € 75,00 verschuldigd”.

Als de schuldeiser niet BTW-plichtig is dan moet in de tweede brief tevens melding worden gemaakt van het feit dat de incassokosten zullen worden verhoogd met de BTW. Ook het exacte bedrag aan BTW (21% over de incassokosten) dient te worden berekend en vermeld in de tweede brief.
Nadat de in de tweede brief vermelde betalingstermijn is verlopen, is de debiteur naast de hoofdsom tevens de incassokosten en rente verschuldigd.

De debiteur is een bedrijf

Hetgeen hiervoor is uiteengezet, geldt niet indien de debiteur een rechtspersoon, VOF, CV, maatschap of eenmanszaak is. In dat geval zijn de incassokosten direct verschuldigd na het verstrijken van betalingstermijn zoals vermeld op de betreffende factuur. U dient wel een ingebrekestelling te sturen, doch hierin kunnen de incassokosten al worden opgenomen als zijnde verschuldigd. De wettelijke handelsrente of contractueel overeengekomen rente is pas verschuldigd na het verstrijken van de in de ingebrekestelling vermelde redelijke termijn, tenzij u daarover in bijvoorbeeld algemene voorwaarden anders hebt bepaald. Voor een hoger incassorendement adviseren wij u altijd tenminste één ingebrekestelling te sturen.